社内外とのメール対応を効率よく行うには、メールアカウントの集約や整理が不可欠です。このページでは、複数アドレスを1つの受信箱で管理する方法、エイリアスや転送設定の使い分け、部署・担当者単位でのアドレス整理術を解説します。
1. アカウントとアドレスの違い
まずは「メールアカウント」と「メールアドレス」の違いを整理しておきましょう。
| 項目 | 説明例 |
|---|---|
| メールアカウント | 実際にログイン／送受信を行う ID（例：tanaka@example.com） |
| エイリアス | 別名として機能するアドレス。アカウントへの受信先を増やすだけで、ログインは不可 |
| 転送設定 | 指定した別アドレスへ自動でコピー送信される機能 |
2. エイリアス活用の基本パターン
よくある活用例
| エイリアス | 実アカウント | 用途 |
|---|---|---|
| info@example.com | yamada@example.com | 問い合わせ窓口の共有 |
| sales@example.com | sales_dept@example.com | 営業部代表アドレス |
| t.tanaka@example.com | tanaka@example.com | 氏名バリエーション集約 |
✅ ポイント
- エイリアスはログインできません。受信のみを実アカウントに流します。
- 誤送信を避けるため、送信元は常に「実アカウント」になります。
3. 転送との違いと併用例
| 比較項目 | エイリアス | 転送設定 |
|---|---|---|
| 作成場所 | 管理画面で設定（追加アドレスとして） | アカウント設定やサーバーコントロールパネル |
| メール元の見え方 | 宛先は alias（info@など） | 宛先は original（元のアドレス） |
| 同報送信 | × | ○（複数アドレスへ転送可） |
併用の例
1. info@example.com（エイリアス） → yamada@example.com
2. yamada@example.com → yamada.private@gmail.com（転送）➡️ 問い合わせが来たら、会社アカウントに届きつつ、自分のスマホでも確認可能。
4. 業務別メールアドレスの設計例
| 業務内容 | 設定例 | 備考 |
|---|---|---|
| お問い合わせ対応 | info@example.com → staff@example.com | エイリアスで実担当に振り分け |
| 注文受付 | order@example.com（実アカウント） | メールフォームや通販連携用に独立運用 |
| セミナー管理 | event@example.com → 複数名に転送 | メーリングリストも併用可能 |
5. まとめ & 次のステップ
- エイリアスは「受信専用の別名」として便利
- 転送は「通知・バックアップ・共有」に活用
- 両者を組み合わせて柔軟な運用設計を行いましょう